UJIAN AKHIR MATERI
KEARSIPAN
Nama :
Nina Nurhani
Kelas : KAP 2
1. Undang-Undang No. 43 Thn 2009 tentang Kearsipan memberikan aturan dan
pedoman kearsipan yang jelas, bagaimana rumusan menurut UU tersebut?
Jawab.
Tentang
Kearsipan, yang dikatakan bahwa arsip adalah rekaman / peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
2. Jelaskan pendapat saudara tentang fungsi dan Nilai Guna Arsip pada suatu
organisasi?
Jawab.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi :
- Arsip dinamis yang merupakan arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
- Arsip statis yang merupakan arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam sebuah administrai perkantoran.
Berdasarkan
fungsinya dapat dibedakan menjadi :
a.
Nilai guna primer yang merupakan nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau
yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer juga meliputi :
ü
Nilai guna administrasi
ü
Nilai guna hukum
ü
Nilai guna keuangan
ü
Nilai guna ilmiah
b.
Nilai guna sekunder yang merupakan nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain,
dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya
sebagai bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/pertanggung jawaban
nasional. Nilai guna sekunder juga meliputi :
ü
Nilai guna pembuktian
ü
Nilai guna informasi
3. Jelaskn pendapat saudara tentang penggolongan arsip baik paper records, audio visual records, machine-readable-records
dan arsip mana yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk
legalitas ataupun sebagai bukti sejarah?
Jawab.
Ø Arsip paper records yaitu arsip yang berupa teks yang ditulis di atas
kertas.
Ø Arsip audio visual records yaitu merupakan arsip yang dapat dilihat dan
didengar.
Ø Arsip machine readable records merupakan arsip yang disimpan dan diolah didalam
suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya.
Arsip yang paling
sering digunakan sebagai pembuktian hukum untuk legalitas ataupun bukti sejarah
adalah arsip paper records.
4. Sistem pengelolaan Kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan
desentralisasi, berikan pendapat kedua tersebut dan mana yang paling cocok
digunakan di lembaga Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta!
Jawab.
a.
Sistem
sentralisasi yaitu, kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan
dalam satu ruangan bukn dalam kantor terpisah.
b.
Sistem desentralisasi yaitu, sistem kearsipan
yang dalam pelaksanaanya tidak dipusatkan dalam satu unit kerja, karena
masing-masing unit pengolahan menyimpan arsipnya.
Sistem desentralisasi paling cocok digunakan dilembaga
Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta.
5. Salah satu kegiatan Kearsipan adalah Filling, apa pengertian dari filling
dan bagaimana metode penyimpanan yang sistematis arsip dapat dengan mudah dapat
digunakan?
Jawab.
Filling adalah
salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling juga dapat diartikan
dalam suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan,
penyusunan, dan penyimpanan.
Sistem
penyimpanan yang sesuai diantaranya :
- Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
- Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
- Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
- Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
- Sistem wilayah merupakan penyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
6. Jelaskan dari jenis arsip berdasarkan dari nilai guna, dan pada kondisi
apa saja nilai guna tersebut dapat menjadi sangat krusial?
Jawab.
a.
Nilai guna primer merupakan nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang
menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi :
·
Nilai guna administrasi
·
Nilai guna hukum
·
Nilai guna keuangan
·
Nilai guna ilmiah
b.
Nilai guna sekunder merupakan nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan
atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai
bahan bukti pertanggung jawaban kepada masyarakat/pertnggung jawaban nasional.
Nilai guna sekunder, juga meliputi :
·
Nilai guna pembuktian
·
Nilai guna informasi
c.
Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
·
Arsip tertutup yaitu arsip yang dalam
pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.
·
Arsip terbuka yaitu pada dasarnya boleh diketahui
oleh semua pihak/umum.
d.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan
pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip
dibagi atas :
·
Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada
suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpanan dan
pemeliharaanya pada suatu tempat tertentu.
·
Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus
ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu Lembaga Arsip Nasional Pusat
yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
·
Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan disetiap
bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi.
e.
Berdasarkannya keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas :
·
Arsip asli
·
Arsip tembusan
·
Arsip salinan
·
Arsip petikan
f.
Berdasarkan subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan
atas berbagai macam, misalnya :
·
Arsip keuangan
·
Arsip kepegawaian
·
Arsip pendidikan
·
Arsip pemasaran
·
Arsip penjualan
g.
Berdasarkan bentuk dan
wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat.
h.
Berdasarkan sifat kepentingannya,
arsip dapat dibedakan atas, arsip non esensial, yaitu arsip yang tidak
memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubugan dengan hal – hal yang
penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktuyang terlalu lama. Arsip
penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,
dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip vital yaitu arsip yang bersifat
permanen,disimpan untuk selama – lamanya, misalnya akte, ijazah,dll.
7. Bagaimana saudara dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip
Dinamis dan jelaskan dari Siklus Arsip Dinamis?
Jawab.
Arsip Dinamis adalah
arsip yang masih digunakan secara langsung dalam sebuah perkantoran.
Siklus arsip dinamis
memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle) :
·
Tahap pertama, merupakan tahap penciptaan.
·
Tahap kedua, merupakan tahap penggunaan aktif.
·
Tahap ketiga, merupakan tahap inaktif.
·
Tahap keempat, merupakan tahap penyusutan dan jadwal retensi arsip (JRA).
8. Bagaimana mekanisme dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan Arsip
yang berlaku di Pemerintahan?
Jawab.
·
Pemindahan arsip adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit
kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang
pelaksaannya diatur oleh masing – masing lembaga atau instansi yang
bersangkutan.
·
Pemusnahan / penyusutan adalah suatu tindakan
yang diambil berkenaan dengan habisnya masa simpan arsip yang telah ditentukan
oleh perundang – undangan, peraturan atau prosedur administratif.
·
Penyerahan arsip yaitu dilakukan untuk arsip
yang memiliki nilai guna sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi
sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari - hari
dan juga setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya.
9. Jelaskan menurut pendapat saudara tentang Map, Folder, Guide, Filling Cabinet,
Boxes File, Rotary Filling, Cardex, dan a modern organization is an information
based organization!
Jawab.
a.
Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip.
b.
Folder, yaitu lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menyempatkan arsip, atau satu
kelompok arsip di dalam filling cabinet.
c.
Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
d.
Filling cabinet (file cabinet), yaitu perabot kantor berbentuk persegi
empat panjang yang diletakan secara vertikal (berdiri) dipergunaan untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip.
e.
Boxes file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai
arsip.
f.
Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan
untuk menyimpan arsip – arsip
g.
Cardexs adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip
yang berupa kartu dengan mempergunakan laci – laci yang dapat ditarik keluar
memanjang.
h.
A modern organization is an information based
organization adalah organisasi modern
yang berbasis informasi
10. PT. Bank Mandiri Indonesia pada Kantor Pusat memiliki gedung dengan 12
lantai, 2 lantai digunakan untuk dokumen (arsip) dengan luas 120 m2 per
lantai. Berapa kemampuan beban dari bangunan apabila menggunakan rak
konvensional dan non konvesional?
Jawab.
Konvensional
: 1200 x 120 = 144.000
Non konvensional
: 2400 x 120 = 288.000
